Propuesta de mejora para la reducción del tiempo de emisión de Resoluciones mediante la Gestión por Procesos, la ingeniería de Métodos y Lean Office, aplicando la metodología PDCA en una entidad pública del sector Vivienda

Abstract

La gestión de predios estatales y su administración son vitales para un desarrollo eficiente de la protección de los bienes de dominio público. En el Perú, se establecieron acciones para desarrollar y recolectar información catastral urbana, se aprobaron “Lineamientos para la Determinación de la Zona de Dominio Restringido” (ZDR), se brindan herramientas para estandarizar procedimientos técnicos y legales; así como la utilización de los medios digitales, como del Sistema de Información Geográfica (SIG) y las coordenadas oficiales del Instituto Geográfico Nacional, para el catastro nacional. En base a ello, la SBN solicita frecuentemente información catastral de diferentes entidades públicas y gobiernos regionales, y a pesar de contar con las herramientas adecuadas, se evidencia limitaciones institucionales, ausencia de un sistema interoperabilidad entre las plataformas de base de datos catastral y una limitada sistematización en la elaboración de documentos técnicos y legales, todo ello genera una serie de dificultades que impactan negativamente en los procesos administrativos y suelen ocasionar demoras, ineficiencias y complicaciones significativas, lo que generalmente conduce a retrasos en la ejecución de procedimientos para la determinación de la ZDR, en la planificación territorial y en el acceso a servicios por parte de la población.

Este trabajo de suficiencia profesional busca mejorar el proceso vinculados a la emisión de Resoluciones dentro de una Entidad Pública, empleando las herramientas de Gestión por Procesos, Ingeniería de Métodos y Lean Office, aplicando la metodología PDCA. Por medio de una investigación del proceso existente en la emisión de resoluciones, se señalan obstáculos y oportunidades de mejora. Es así como, para mejorar el proceso y la gestión se sugieren procedimientos orientados a reducir los tiempos, ello sin vulnerar las normas vigentes. Las herramientas empleadas contienen diagramas de flujo, mapa de procesos, diagrama de Ishikawa, entre otros. Se proyecta que los resultados de esta propuesta pueden contribuir a mejorar el proceso de emisión de resoluciones, con el propósito de reducir los tiempos, incrementar la eficiencia y optimizar el uso de los recursos del Estado.

Finalmente, este trabajo propone una metodología que permita un flujo más eficiente para la emisión de resoluciones, permita disponer de los recursos oportunamente y sea beneficioso para la población.

The management and administration of state-owned properties are vital for the efficient development of public domain asset protection. In Peru, actions have been established to develop and collect urban cadastral information, "Guidelines for Determining the Restricted Domain Zone" (ZDR) have been approved, tools are provided to standardize technical and legal procedures, and digital resources, such as Geographic Information Systems and official coordinates from the National Geographic Institute, are being used for the national cadastre. Based on this, he SBN frequently requests cadastral information from various public entities and regional governments. Despite having the appropriate tools, institutional limitations are evident, including the lack of an interoperability system between cadastral database platforms and limited systematization in the preparation of technical and legal documents. All of this generates a series of difficulties that negatively impact administrative processes and often cause significant delays, inefficiencies, and complications. This generally leads to delays in the execution of procedures for ZDR, in territorial planning, and in the population's access to services.

This professional development project seeks to improve the process related to the issuance of Resolutions within a Public Entity, employing Process Management, Methods Engineering, and Lean Office tools, and applying the PDCA methodology. Through an investigation of the existing resolution issuance process, obstacles and opportunities for improvement are identified. Thus, to improve the process and management, procedures aimed at reducing processing times are suggested, without violating current regulations. The tools used include flowcharts, process maps, Ishikawa diagrams, among others. It is projected that the results of this proposal can contribute to improving the resolution issuance process, with the purpose of reducing processing times, increasing efficiency, and optimizing the use of state resources. Finally, this work proposes a methodology that allows for a more efficient flow in the issuance of resolutions, ensures the timely availability of resources, and benefits the population.