Propuesta de mejora en la gestión de información, documentación y planificación de proyectos y servicios industriales aplicando Lean Office y Cloud Computing empresarial

Abstract

La investigación busca reducir la alta frecuencia de demoras en los servicios y proyectos de la compañía, causado por retrasos en el traspaso de documentación y la comunicación deficiente entre las áreas de almacén, compras, facturación y operaciones. Donde se propone implementar las herramientas Kaizen, trabajo estándar, Kanban y Sistema de gestión de compromiso bajo el enfoque de Lean Office, impulsado por Cloud Computing.

En el primer capítulo, se exponen los antecedentes de la empresa y del proyecto. Además de definir el marco teórico de las herramientas y el marco normativo que sustentará la implementación del proyecto.

El segundo capítulo analiza los retrasos internos, agrupados en dos categorías: demora en el envío de informes técnicos y deficiente coordinación entre áreas. Para ello, se elaboró un VSD que permitió identificar reprocesos y cuellos de botella, complementando con un análisis de capacidad de proceso que evidenció su inestabilidad.

Para el tercer capítulo, se detallan los pasos para implementar Kaizen, Trabajo Estándar y Cloud Computing con el objetivo de optimizar tiempos y reducir errores en informes técnicos. Asimismo, se planteó la incorporación de Kanban y CMS para optimizar el cumplimiento de la cadena de compromiso corporativa, bajo el enfoque de Lean Office.

En el cuarto capitulo, se validó la efectividad de las herramientas propuestas mediante un estudio piloto y simulación en la empresa. Posteriormente, se evaluó la viabilidad económica en escenarios pesimista, realista y optimista; asi como el impacto no económico en la empresa y sus partes interesadas. Concluyendo con el análisis de los resultados y recomendaciones para futuras líneas de investigación disponibles.

The research aims to reduce the high frequency of delays in the company's services and projects, caused by delays in the transfer of documentation and poor communication among the warehouse, purchasing, billing and operations departments. To address these issues, the implementation of Kaizen, Standard Work, Kanban, and an Engagement Management System is proposed under the Lean Office approach, supported by Cloud Computing.

In the first chapter, the background of the company and the project is exposed. In addition to defining the theoretical framework of the tools and the regulatory framework that will support the implementation of the project.

The second chapter examines internal delays, categorized into two main issues: delays in sending technical reports and poor coordination between department. A Value Stream Design (VSD) was developed to identify rework and bottlenecks, complemented by a process capacity analysis that revealed operational instability.

The third chapter outlines the steps for implementing Kaizen, Standard Work and Cloud Computing to processing times and reduce error in technical reports. Likewise, the integration of Kanban and CMS was proposed to optimize the fulfillment of the corporate commitment chain, under the Lean Office methodology.

In the fourth chapter, the effectiveness of the proposed tools was validated through a pilot study and simulation in the company. The economic viability was evaluated in pessimistic, realistic, and optimistic scenarios, along with the non-economic impact on the organization and its stakeholders. Concluding with an analysis of results and recommendations for future research directions.